Employeurs : le RGPD vise aussi les données de vos salariés

Dans le registre des traitements RGPD d’une entreprise, les données personnelles des salariés prennent automatiquement place sur plusieurs fiches du registre, ne serait-ce que pour la gestion du paiement des rémunérations et pour l’exécution des obligations sociales de l’entreprise en tant qu’employeur.

 

Données des salariés : le RGPD ne s’applique pas seulement aux données du service RH

Les données des salariés collectées et traitées par le service RH sont souvent les premières données personnelles des salariés que l’on retrouve dans le registre RGPD d’une entreprise.

Pourtant, ces données ne sont pas les seules concernées par le RGPD.

Il est important de ne pas oublier de mentionner la collecte et le traitement des données personnelles de vos salariés résultant par exemple (liste non exhaustive) :

• Du suivi de l’utilisation des véhicules de service de l’entreprise,
• De la géolocalisation des véhicules de service ou de fonction de l’entreprise,
• Du système d’accès aux locaux de l’entreprise par émargement, badges ou système de biométrie (cas limitativement prévus),
• Du système de vidéosurveillance installé dans l’ensemble de l’établissement ou certains locaux de l’entreprise (l’image du salarié est une donnée personnelle).

 

Ces traitements doivent faire l’objet d’une fiche registre dans le registre général RGPD de l’entreprise.

Nous rappelons que la mise en place de systèmes de géolocalisation, de vidéosurveillance ou de biométrie font, en outre, l’objet de dispositions spécifiques impliquant des obligations particulières à respecter par l’employeur.

 

Le contrôle de l’accès aux locaux et des horaires de travail également concerné par le RGPD

Les dispositifs les plus fréquemment mis en place dans les entreprises sont les dispositifs de contrôle d’accès aux locaux par un système de badges ou de contrôle des horaires de travail.

En effet, l’employeur peut tout à fait décider de mettre en place, dans l’intérêt légitime de son entreprise, un dispositif de contrôle d’accès. Cette mise en place implique le respect d’obligations complémentaires et particulières vis-à-vis de ses salariés mais également des visiteurs si lesdits locaux sont ouverts aux tiers.

Ces données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment et doivent être supprimées à l’issue du délai de conservation.

Ce délai de conservation diffère selon qu’il s’agisse de données personnelles relatives à l’accès aux locaux ou de données personnelles relatives au suivi du temps de travail.

 

Accompagnement dans votre mise en conformité RGPD

Si vous avez des questions concernant le RGPD et les systèmes de géolocalisation, vidéosurveillance, biométrie ou suivi de l’utilisation des véhicules de service de l’entreprise, vous pouvez nous contacter à l’adresse mail suivante : avocats @ degez-kerjean.fr

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez vous mettre en conformité RGPD, le cabinet DEGEZ KERJEAN vous accompagne dans la préparation de votre registre général des traitements (ou registre RGPD) et dans la rédaction des Politique RGPD générale de l’entreprise ou Politique RGPD spécifique à votre site internet.